Você não precisa parar toda sua operação por conta do

COVID-19

Saiba que ferramentas usar para trabalhar EM HOME OFFICE

Explico melhor abaixo

Número 1

Provendo a parte de

SEGURANÇA

PREPARANDO A SEGURANÇA PARA O TRABALHO HOME OFFICE

Antes de liberar acesso remoto a seus colaboradores é importante verificar ou implementar a segurança onde fica seu servidor e sua rede na empresa.

Liberar acesso remoto a sua estrutura da empresa sem segurança, poderá deixar seu ambiente vulnerável e em casos piores fazer tudo parar por conta de um vírus ou uma invasão indevida.

Pra isso os itens essenciais antes de liberar o acesso remoto são:

1) Ter ou implementar um FIREWALL com uma conexão VPN criptografada para seus colaboradores que vão trabalhar de casa.

(Sem o FIREWALL você expõe seu seu servidor e a rede de sua empresa a ataques de hackers e não conseguirá controlar o uso de internet dentro do ambiente remoto).

Firewall Recomendado: Sophos XG

2) Verificar se no computador do seu colaborador que vai trabalhar de casa tem um antivírus profissional ou instalar um que seja eficiente contra malwares e ataques de ransomware.

(Sem um antivírus no computador de seu colaborador você expõe seu servidor e a rede de sua empresa a ataques de hackers, vírus e malwares).

Antivírus Recomendados: Sophos Central Intercept X e BitDefender Gravity Zone

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Número 2

Provendo PRODUTIVIDADE

e a COLABORAÇÃO

DISPONIBILIZANDO FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO

Com sua equipe trabalhando de casa fora da empresa é essencial disponibilizar ferramentas que unifiquem a comunicação e promovam a colaboração de todos da organização em uma única plataforma.

 

Compartilhamento de arquivos, conversar, tarefas e reunião online são fundamentais para ajudar os colaboradores a produzir melhor e de forma mais eficiente, mesmo a distancia.

Existem duas ferramentas que se usadas juntas tornam esse ecossistema de colaboração ideal. São elas:

1) O Microsoft Teams é uma ferramenta que fornece recursos de compartilhamento de arquivos, vídeo chamadas para reuniões e treinamentos, criação de canais para comunicação entre departamentos é pessoas da organização. Esses são os principais recursos de muitos outros para promover a colaboração entre todos da empresa.

(O pior pesadelo de um gestor e sua equipe e a falta de comunicação e principalmente não ter um ferramenta onde se possa centralizar toda essa comunicação. O teams trás praticamente tudo o que se precisa pra ser produtivo no trabalho em equipe).

Ferramenta Recomendada: Microsoft Teams

2) O Microsoft Planner é um gerenciado de tarefas para equipes e pessoas. Com ele você pode organizar todas as tarefas de suas equipes, departamentos e pessoas, podendo acompanhar o andamento delas, interagir com texto, arquivos vídeos, podendo também cadastrar sub-tarefas. Com o Planner o gestor tem um panorama geral de tudo o que seus colaboradores estão fazendo pode acompanhar tudo em tempo real.

(Sem uma plataforma para controlar as tarefas de seus colaboradores o gestor não tem como cobrar e medir o desempenho da equipe e da evolução de seu negócio).

Ferramenta Recomendado: Microsoft Planner

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Número 3

Liberando acesso a SISTEMAS de sua empresa

DISPONIBILIZANDO ACESSO AOS SISTEMAS

A próxima etapa que sua equipe que vai trabalhar em Home Office vai precisar e ter acessos aos sistema da empresa como ERP's e sistema de gestão para gerenciar orçamentos, financeiro e emissão de NF.

 

Essa é a tarefa que talvez seja a mais trabalhosa e que vai precisar mais ainda do apoio de um profissional técnico em tecnologia, pois dependendo do que vai ser disponibilizado a seus colaboradores, será necessário a implementação de ferramentas especificas que falaremos abaixo:

1) O Microsoft Windows Server poderá fornecer a você a possibilidade através dos recursos de Active Directory e Remote Desktop Services, a possibilidade de seu colaborado através do computador que está na casa dele fazer uma conexão remota até seu servidor que está no escritório e assim disponibilizar o acesso aos sistemas da empresa.

(A implementação ideal paras as tecnologias citadas acima é com um ambiente virtualizado, provendo camadas separadas de sistemas para garantir segurança e mobilidade dos servidores).

Ferramenta Recomendada: Microsoft Windows Server e Hyper-v Server

 

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Número 4

Como desviar LIGAÇÕES da empresa para Home Office

TELEFONE DA EMPRESA EM HOME OFFICE

Uma dúvida muito recorrente que chega até nos é. Como posso desviar as ligações que vão para minha empresa nesse modelo de trabalho em Home Office?

 

Basicamente existem duas soluções para essa questão:

1) Se você tem em sua empresa uma central telefônica analógica pode verificar com seu técnico se ela tem a função de desvio de ligações. Basicamente com isso ativado, você desvia as ligações que vão para seu escritório para um outro número de telefone que você determinar, como um celular ou outro telefone fixo em sua casa por exemplo.

As desvantagens desse recurso são:

a) Ao desviar uma chamada para outro número você paga o custo de ligação para desviar para o outro número. Se você recebe muitas ligações isso poderá encarecer muito sua conta.

b) Se você precisa que mais de uma pessoa que está trabalhando de casa receba as ligações, isso não serve para você, pois o desvio só pode ser feito para um único número de telefone.

Recurso Recomendada: Desvio de ligações na central telefônica analógica

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2) A solução mais eficiente e flexível, (Nossa recomendação) e contratar o serviço de uma central telefônica virtual IP (PABX IP). Com essa solução você pode contratar um telefone virtual (DDI) temporário para atender as ligações de sua empresa mandando as ligações para qualquer funcionário seu independente do local onde ele esteja trabalhando, bastando ele ter um computador ou celular com internet.

Nessa solução só vejo vantagens ais quais destaco:

a) Esse serviço pode ser contratado com pagamento mensal e com carências menores a partir de 6 meses.

b) Inicialmente você não precisa gastar com equipamento de telefone para cada colaborador em suas casas. Basta ter um fone de ouvido com microfone ou um celular e internet.

c) Você pode receber ligações em qualquer lugar do mundo que esteja bastando ter pelo menos um celular e uma boa conexão 4G.

Recurso Recomendada: Central Telefônica IP Virtual (PABX IP)

 

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Disponibilizar o trabalho Home Office para seus colaboradores pode parecer algo difícil e trabalhoso. Mais garantimos para você que não é.

Este modelo de trabalho é uma tendência mundial que já é usada por muitas empresas que desejam estar alinhadas com o novo mercado digital e as novas modalidades de trabalho.

O trabalho Home Office também pode ajudar sua empresa a não parar a sua operação totalmente em casos de desastres naturais ou em períodos de pandemias.

A Novatera pode ajudar você. Temos uma equipe de profissionais especialistas que podem te ajudar e implantar o Home Office de forma simplificada é fácil.

Mande uma mensagem e receba nosso contato para uma conversar agradável sobre esse assunto. Use o formulário ao lado.

A Novatera está comprometida em proteger sua privacidade. Se você quiser mais informações sobre como coletamos e usamos seus dados pessoais, leia nossa política de privacidade.

Quer fazer um teste de 30 dias com as ferramentas do Microsoft Office 365 (Microsoft Teams e Microsoft Planner?) Clique no botão ao lado, preencha o formulário acima e teste sem compromisso.

 

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